به هم ریخته شدن صندوق دریافت جیمیل شما بسیار محتمل است چرا که جستجوگر قدرتمند این سرویس همیشه می‌تواند از کنترل خارج شود. اما روش‌هایی بسیار مؤثر وجود دارند تا اجازه ندهد که این مشکل بزرگ و بزرگ‌تر شود. یکی از بهترین روش‌ها برای مرتب نگه داشتن صندوق دریافتتان، استفاده از مزایای صندوق‌های دریافت چندگانه (Multiple inboxes) است.
کلیک- به این ویژگی جدید جیمیل اجازه بدهید تا ایمیل‌های مهم شما را به صورت خودکار طبقه‌بندی کند. یک ویژگی تجربی که سال‌ها در آزمایشگاه‌های جیمیل مورد بحث بوده است. این ویژگی ضمیمه‌ای به طور خودکار پیغام‌ها را در گروه و یا زیرصندوق‌های تخصیص‌یافته، بر اساس قوانینی که شما وضع کرده‌اید قرار می‌دهد. روش تنظیم و فعال کردن آن:
1.سیستم نشان‌دار کردن جیمیل را غیر فعال کنید
اگر شما از سیستم نشان‌دار کردن خودکار استفاده می‌کنید، نیاز دارید تا آن را برای کار کردن صندوق‌های دریافت چندگانه غیرفعال کنید. برای این منظور، به حساب کاربری جیمیل خود بروید، روی آیکون gear کلیک کنید و گزینه Configure inbox را انتخاب نمایید. در پنجره بعدی، تیک گزینه Social, Promotion, Updates and Forums را برداشته و دکمه Save را بزنید.
2.صندوق‌های دریافت چندگانه را فعال کنید
وقتی سیستم نشان‌دار کردن خودکار را از کار انداختید، به تنظیمات برگردید و Labs را انتخاب کنید. سپس به پایین بروید تا گزینه Multiple Inboxes را ببینید و دکمه Enable radial را تیک بزنید. به پایین صفحه بروید و دکمه Save Changes را انتخاب کنید.
صندوق دریافت شما مجدداً بارگذاری خواهد شد و خواهید دید که جیمیل پیام‌های ستاره‌دار و پیش‌نویس‌های شما را به گروه‌های مربوطه کشیده و همه آن‌ها را در بالای صندوق دریافت اولیه (Primary inbox) روی هم انباشته است. اکنون شما باید صندوق‌های دریافت جدیدتان را مرتب کنید و ببینید که می‌خواهید در هر کدام چه پیام‌هایی را دریافت نمایید.
صندوق‌های دریافت جدیدتان را تعریف کنید
دوباره آیکون gear را انتخاب کنید (این آیکون در بالای صندوق دریافت اولیه‌تان پایین‌تر خواهد رفت) تا به تنظیمات برگردید. گزینه Multiple Inboxes جدید را انتخاب کنید.
زیر عبارت Current searches for the multiple inboxes، خواهید دید که می‌توانید پنج گروه اضافی را تعریف کنید. نیاز دارید تا از طریق ساخت یک درخواست جستجو، تعریف کنید که در هر گروه چه چیزهایی را می‌خواهید نمایش داده شوند. برای مثال، می‌توانید برچسب‌های تشکیلاتی خاصی را با استفاده از وارد کردن عبارت اسم-برچسب:is در هر فضای درخواست جستجو، به وجود آورید (توجه کنید که از خط فاصله به جای فاصله گذاشتن بین کلمات استفاده کنید.) . یا می‌توانید تمامی پیام‌های ارسالی از یک فرد خاص را در یک صندوق دریافت شخصی نمایش دهید. این کار را با وارد کردن عبارت [آدرس ایمیل فرستنده]:from انجام دهید. ایده خوبی است تا فهرستی دستی از اپراتورهای جستجوی پیشرفته جیمیل طی انجام این بخش از تنظیمات داشته باشید.
همچنین می‌توانید که یک نام برای هر صندوق دریافت در قسمت Panel Title وارد کنید.
با تعریف تعداد بیش‌تری از صندوق‌های دریافت، باید به جیمیل بگویید که می‌خواهید آن‌ها چطور نمایش داده شوند. ابتدا محدودیت نمایش پیام‌ها را برای هر صندوق دریافت به وسیله وارد کردن یک عدد در بخش Maximum Page Size تنظیم کنید. سپس انتخاب کنید که می‌خواهید گروه‌های جدید کجا قرار گیرند: بالا، پایین و یا در سمت راست صندوق دریافت اولیه‌تان. فراموش نکنید که پس از اتمام کار دکمه Save Changes را در پایین صفحه بزنید.
صندوق‌های دریافت چندگانه خواه برای یک تشکیلات ساده استفاده شوند یا به عنوان بخشی از یک محصول دریافت پیام الکترونیکی گسترده‌تر مانند GTD، کمک خواهد کرد که صندوق دریافتتان بهتر عمل کند.